Erfasse deinen Prozess, solange du ihn noch selbst machst

Erfasse deinen Prozess, solange du ihn noch selbst machst

Du willst eine wiederkehrende Aufgabe endlich an eine KI abgeben und setzt dich hin, um sie aufzuschreiben. Nach drei Sätzen stockst du. Du merkst, dass du an einer Stelle immer „und dann schaue ich halt kurz" sagst, ohne genau zu wissen, worauf du eigentlich schaust. Der Ablauf läuft bei dir seit Jahren rund, aber nur, weil er in deinem Kopf steckt und nicht auf Papier. Genau das ist der erste ehrliche Moment jeder Automatisierung. Bevor eine KI einen Prozess übernimmt, muss ihn erst mal jemand erfasst haben. Und dieser Jemand bist du.

Der eigentliche Prozess steht in keinem Handbuch

Fast jede Firma hat irgendwo eine Prozessbeschreibung. Meistens ist sie veraltet, geschönt oder beschreibt, wie es mal gedacht war. Der Ablauf, den du täglich wirklich ausführst, ist ein anderer. Du hast über die Zeit Abkürzungen gefunden, Sonderfälle im Kopf, kleine Handgriffe, die dir niemand gezeigt hat. Dieses stille Wissen ist wertvoll und gefährlich zugleich. Wertvoll, weil es der echte Prozess ist. Gefährlich, weil es verschwindet, sobald du krank wirst, kündigst oder es einer Maschine erklären sollst. Erfassen heißt also, dieses Wissen aus deinem Kopf in eine Form zu bringen, die auch außerhalb deines Kopfes funktioniert.

Fang beim Auslöser an, nicht beim ersten Klick

Die meisten beschreiben zuerst, was sie tun. Der bessere Startpunkt ist die Frage, wann sie es tun. Jeder Prozess hat einen Auslöser. Eine Mail trifft ein, ein Formular wird abgeschickt, ein bestimmter Wochentag kommt, ein Kollege ruft an. Ohne klaren Auslöser weiß später weder ein Mensch noch eine KI, wann der Ablauf überhaupt losgeht. Schreib darum als Erstes auf, was den Vorgang startet, und danach, woran du erkennst, dass er fertig ist. Zwischen diesen beiden Punkten liegt dein Prozess. Alles davor und danach gehört woanders hin.

Schreib mit, während du arbeitest, nicht danach

Aus dem Gedächtnis rekonstruierte Abläufe sind fast immer zu glatt. Du erinnerst dich an den Normalfall und vergisst die drei Umwege, die du jedes Mal gehst. Deshalb der wichtigste Rat für den Einstieg. Erfasse den Prozess live. Öffne beim nächsten Durchlauf ein leeres Dokument in OneNote, in Word oder in einer simplen Notiz-App und schreib jeden Schritt mit, während du ihn machst. Auch die peinlichen Zwischenschritte, bei denen du in einer alten Excel-Liste nachsiehst oder kurz bei einer Kollegin nachfragst. Mach das über eine Woche bei jedem Durchlauf. Am Ende hast du kein sauberes Bild, sondern ein ehrliches. Und genau das ist, was du brauchst.

Vier Fragen an jeden einzelnen Schritt

Wenn du deine Mitschrift durchgehst, wirkt sie zuerst wie ein Haufen Stichworte. Ordnung kommt hinein, wenn du an jeden Schritt dieselben vier Fragen stellst. Was löst diesen Schritt aus. Was brauche ich dafür an Information. Was kommt am Ende raus. Und treffe ich hier eine Entscheidung, oder mache ich immer dasselbe. Besonders die letzte Frage ist wichtig. Überall, wo du entscheidest, gabelt sich der Prozess, und diese Gabelungen sind später die Stellen, an denen eine KI klare Anweisungen braucht. Ein Schritt ohne Entscheidung ist leicht zu automatisieren. Ein Schritt mit Entscheidung braucht eine Regel.

Was du heute daraus mitnehmen kannst

Such dir einen Vorgang, den du diese Woche ohnehin mehrmals machst. Leg ein leeres Dokument daneben und schreib beim nächsten Mal jeden Schritt mit, so unordentlich er auch ist. Notiere zuerst den Auslöser und das Ende, dann alles dazwischen. Danach gehst du deine Notizen einmal mit den vier Fragen durch und markierst jede Stelle, an der du eine Entscheidung triffst. Mehr ist für den Anfang nicht nötig. Dieses eine Dokument ist die Grundlage für alles, was danach kommt, ob Diagramm, Anweisung an eine KI oder ein automatischer Ablauf. Ohne diese Grundlage baust du auf Erinnerung. Mit ihr baust du auf dem, was wirklich passiert.

08.07.2026, Matteo Grappasonno