Firmenwissen KI-ready machen, bevor die KI kommt

Firmenwissen KI-ready machen, bevor die KI kommt

Du sitzt im Büro und suchst eine Antwort, die es im Unternehmen längst gibt. Der Kollege aus der Buchhaltung weiß, wie der Sonderfall bei Reisekosten läuft. Steht das irgendwo? Halb, in einer Mail von vor zwei Jahren. Der Rest ist in seinem Kopf. Und wenn er in Rente geht, ist er auch da weg.

Genau dieses Wissen willst du irgendwann einer KI geben, damit sie deinen Leuten antwortet wie ein erfahrener Kollege. Bevor das klappt, musst du das Wissen aber erst greifbar machen. Das ist Arbeit, die heute schon anfängt, lange vor dem ersten KI-Tool.

Warum verstreutes Wissen für KI unbrauchbar ist

Eine KI kann nur mit dem arbeiten, was sie lesen kann. Wissen im Kopf eines Mitarbeiters liest sie nicht. Ein Zettel im Ordner auch nicht. Und eine PDF, die als eingescanntes Bild vorliegt, ist für sie oft nur eine graue Fläche ohne Text.

Die meisten Firmen haben ihr Wissen an drei Orten. In Köpfen, auf Papier und irgendwo auf den Servern der IT. Diese drei Töpfe musst du zusammenführen, sonst baust du später eine KI-Wissensdatenbank auf einem löchrigen Fundament. Sie klingt dann souverän und liegt trotzdem daneben. Das ist gefährlicher als gar keine Antwort.

Was "KI-ready" eigentlich bedeutet

KI-ready heißt, dass eine Information als lesbarer Text vorliegt, an einem festen Ort, mit ein paar Angaben drumherum. Diese Angaben nennt man Metadaten. Stell sie dir wie den Aufkleber auf einem Aktenordner vor. Er sagt, was drin ist, für welche Abteilung es gilt und ab wann es stimmt.

Ein Dokument mit Aufkleber findet die KI wieder. Ein Dokument namens "final_v3_neu.docx" ohne jeden Hinweis findet sie zwar auch, aber sie weiß nicht, ob der Inhalt noch gilt. Aktualität ist der Punkt, an dem viele scheitern. Eine Anleitung von 2019 zwischen aktuellen Dateien vergiftet jede Antwort.

Wie du Wissen aus den Köpfen holst

Das Wissen in den Köpfen ist das wertvollste und das flüchtigste. Hier hilft dir KI schon heute, obwohl die Datenbank noch gar nicht steht. Setz dich mit dem Kollegen zusammen und lass ihn den Vorgang einmal frei erzählen. Nimm das Gespräch auf. Tools wie Microsoft Copilot oder ChatGPT machen aus der Aufnahme ein sauberes Transkript und formen daraus eine klare Anleitung.

Aus einer halben Stunde Reden wird so eine Seite Text, die jeder versteht. Der Kollege korrigiert nur noch, statt alles selbst zu tippen. Das senkt die Hürde enorm. Wissen aufschreiben nervt. Wissen einmal erzählen geht leicht.

Wie du Dateien und Papier sortierst

Stell dir den Schrank in der Verwaltung vor. Zwei Regalmeter Aktenordner mit alten Dienstleisterverträgen, Wartungsvereinbarungen und Kündigungsfristen. Wer wissen will, wann der Vertrag mit der Reinigungsfirma ausläuft, blättert sich durch. Genau dieses Papier holst du jetzt in die digitale Welt.

Du scannst die Verträge und achtest darauf, dass die Texterkennung mitläuft, damit aus dem Bild echter Text wird. Erst dann kann eine KI die Seite lesen. Danach legst du zu jedem Vertrag seinen Aufkleber an. Vertragspartner, Abteilung, Laufzeit bis wann. Aus dem Schrank, den nur eine Person im Kopf hatte, wird eine Ablage, in der jeder die Kündigungsfrist findet.

Bei den digitalen Ablagen räumst du am besten dort auf, wo dein Unternehmen ohnehin arbeitet. In Microsoft 365 ist das meist SharePoint. Leg pro Thema eine klare Struktur an, benenne Dateien sprechend und trage Abteilung und Gültigkeit als Metadaten ein. Lösch oder archiviere, was veraltet ist. Diese Ordnung nutzt dir sofort, auch ganz ohne KI. Und sie ist genau die Basis, auf der später ein Werkzeug wie Copilot Studio eine echte Wissensdatenbank baut.

Was du heute daraus mitnehmen kannst

Warte nicht auf das perfekte KI-Projekt, um mit dem Aufräumen anzufangen. Beide Schritte gehören zusammen und der zweite braucht den ersten.

Wähle einen einzigen Wissensbereich, der oft gebraucht wird und stark an Personen hängt. Onboarding neuer Kollegen ist ein guter Anfang. Hol das Wissen aus den Köpfen, bring die passenden Dateien an einen Ort und gib jedem Dokument seinen Aufkleber. Wenn dieser eine Bereich sauber steht, hast du das Muster für alle anderen.